Din culisele organizării unui eveniment reușit

Am fost odată că niciodată, în vremuri imemoriale, aceeași eu dar cu zece ani mai tânără. Suspendată în timp, la granița dintre adolescență și maturitate.

Eram o romantică pe vremea aia și dintr-un exces de romantism s-a născut agenda mea de tip oracol, pe care am oferit-o cu emoție fiecărui coleg la sfârșitul clasei a 12-a și pe care am păstrat-o cu sfințenie până în prezent.

N-am mai deschis-o de atunci, de la terminarea liceului în 2007. Mi-am amintit de ea anul acesta prin ianuarie, când am realizat că se fac 10 ani de când paginile i s-au umplut de gânduri.

Printre multele mesaje scrise în viteză, am dat și de cel al Laviniei. Prietena mea bună din liceu, de care cursul vieții m-a îndepărtat nedorit de mult. Am redescoperit mesajul ei cu entuziasm, căci era în egală măsură o provocare și o promisiune: își dorea să ne ocupăm, împreună, de organizarea reuniunii de 10 ani.

N-am ezitat niciun moment. De-a lungul anilor, se găsiseră multe ocazii în care să-mi șlefuiesc talentul de organizare de evenimente in Brașov. Am găsit numărul Laviniei  și am sunat-o plină de emoție, am plâns ca două adolescente la telefon amintindu-ne una de alta și de motivul pentru care ne auzim din nou, apoi ne-am pus sârguincios pe treabă.

Știam din experiență că primul pas era găsirea locației perfecte. Deși foștii colegi erau răsfirați prin toată țara, profesorii de la Andrei Șaguna erau rămași acasă, în Brașov, așa că cel mai logic era să căutăm ceva in zonă, poate un salon de evenimente în Poiana Brasov. Ne-am gândit la ce ne dorim de la reuniunea noastră, la câți invitați vom avea și la ce activități vrem să propunem pentru seara revederii. Plecând de la aceste detalii, am încropit lista cu must-have-urile locației căutate:

• O sală încăpătoare, pretabilă pentru conferințe
• Un videoproiector, pentru a rula poze și filmulețe inedite din anii de liceu
• Un restaurant ok cu servire de calitate
• Sonorizare si spațiu generos pentru dans, că n-aș fi ratat pentru nimic în lume ocazia de a dansa cu proul de fizică
• Locuri de cazare pentru cei veniți din alte orașe

 

Am găsit rapid locația care să ne satisfacă toate cerințele, datorită Laviniei. Participase în trecut la o conferință de parenting la Hotel Royal Poiana Brașov, de care își amintea cu satisfacție. Nu numai că ne îndeplinea dorințele, dar avea și un loc de joacă afara pentru copii pe care l-am vazut ca un mare avantaj. Ne-am gândit că mulți dintre colegi au făcut deja pasul de a deveni părinți și asta i-ar motiva și mai mult să vină în formulă completă la reuniune.

Până aici, totul simplu. Greul a fost să îi cauți pe toți colegii de promoție, să îi contactezi unul câte unul, să le vinzi ideea unei revederii emoționante, pe care ar fi păcat să o rateze. O muncă titanica, dar ce s-a dovedit plină de satisfacții atunci când invitatiile noastre au primit răspunsuri pozitive de la 62 de colegi si 15 foști profesori.

Pe 16 septembrie 2017, ziua cea mare, eu și Lavinia eram prezente la recepția hotelului cu 2 ore înainte de sosirea celorlalți, pentru a ne asigura că totul e comform așteptărilor. Ne-am bucurat să găsim acolo niște gazde extrem de săritoare, care ne-au ajutat să punem la punct utlimele detalii ale programului gândit de noi: microfoanele pentru discursuri, proiectorul pentru poze și muzica de fundal.

Când au început să sosească invitații, nu ne mai încăpeam în piele de bucurie. Am râs, am plâns, ne-am îmbrățișat ca niște copii, ne-am bucurat din suflet să vedem unii profesori peste care anii păreau că nu își puseseră deloc amprenta.

Cel mai interesant moment al serii a fost cu siguranță cel în care fiecare dintre noi a luat cuvântul, la microfon, pentru a spune câteva vorbe despre care a fost traseul nostru de-a lungul ultimilor ani. Unii se mutaseră în America. Unii erau antreprenori. O colegă avea tripleți. Cel mai timid coleg din promoție era acum speaker motivațional. Ne-am minunat sincer de cât de imprevizibila poate fi viața, și de cât de mult pot evolua oamenii.

Apoi am mâncat, am dansat, ba chiar am jucat și câte o partidă de biliard în sala de jocuri. A fost o seară atât de reușită încât s-a incheiat cu promisiuni că ne vom revedea în aceeași formulă și în același loc, peste un an.

De-acum, eu și Lavinia deja am început să ne gândim la următoarea noastră aventură organizatorică. Avem deja cheia succesului.

---

(Pentru SuperBlog 2017)